基于集成方法的合同管理创新实践

马洪潮

合同管理作为工程造价管理工作中的重要一环，关系着项目建设造价及风险控制，尤其是国有投资或国投资占主导地位的项目，合规性的要求越来越严格，在合同形成全过程加强管控势在必行。目前，如工程管理、法律、企业管理等有关合同管理的学科只限于合同本文及履行方面的研究，在合同形成过程控制方面缺少相应指导材料，作为造价人应担起这份重任。

一、集成型合同管理系统的实施背景

当今世界的发展证明了没有信息化就没有现代化。有鉴于此，国家部署实施“促进信息化与工业化融合，走新型工业化道路”的发展战略。工业企业是信息化、工业化“两化融合”的实践主体。信息化与工业化相融合，不仅能够提升企业的经济效益，更能够提升企业的管理水平和综合实力，促进可持续发展。

贯彻落实国家“两化融合”的产业政策，结合企业实际，以信息化建设为管理提升的有利契机，以精细管理、持续创新为驱动，不断提升业务保障、降本增效和持续发展能力，驱动企业在合规管理方面不断创新提质升级。

合同管理也是企业经营管理工作的重要内容，直接影响着企业生产经营和项目建设的目标。各家企业在合同管理链条中不但涉及的部门多，而且招标、合同评审、结算、付款等合同管理相关业务的工作载体和业务流程不尽相同，致使合同管理中存在着多种管理缺陷，主要体现在：

一是管理分散不系统。合同管理各功能模块分散，没有纳入统一系统进行管理：计划、采购、合同、结算等在不同的信息系统中管理，有的甚至还没有建立系统仍在线下管理，导致前后业务关联性较差；各业务模块基本信息的重复性录入工作较多；同一合同事项在不同业务阶段的名称、内容、表述等易产生偏差。

二是过程管控不健全。合同管理缺少从立项、计划、采购、签订到结算、付款的全业务周期逻辑控制。特别是单价或费率合同，在履行过程中时常发生超预算现象。由于各阶段未纳入统一的管理系统，无法及时对比验证和监督控制。

三是统计功能不全面。统计功能只涵盖某一业务阶段，人工统计工作量大，易造成数据统计遗漏和错误；缺少信息化自动统计功能，统计范围有限，无法涵盖合同的整个生命周期。

四是流程复杂效率低。合同管理流程过长、效率低、承办人工作量大。有的企业在合同履行过程中的付款环节就涉及结算、付款计划、预付款、付款4个流程，该环节承办人至少要提报及流转8次，每完成一个流程，承办人还要将前一个流程中的审批表等资料重新下载上传。审批人至少操作4次，在每个流程中审核的内容几乎相同，严重影响合同管理效率。

五是业务信息获取不实时。合同管理部门不能及时、全面、有效了解合同履行状态，承办、法务、费控等不同职责的合同管理人员只能根据其负责保存的合同档案，了解到合同不同实施阶段的部分碎片化信息，且查询十分不便，缺失合同履行期限等重要信息。

六是过程资料管理失控。合同立项、计划、采购、合同签订、结算、付款等合同管理过程资料大多为纸质资料。因合同管理不同阶段的过程资料分散在不同的部门或人员手中，合同信息分布散乱、汇总困难，存在着合同过程资料收集不及时、不完整的情况。

因此，现代企业迫切需要在汲取原有管理模式经验的基础上，有效发挥信息化对合同管理的促进作用，探索效率更高、质量更优的合同管理模式，通过创新驱动合同管理高质量发展。

1. 集成型合同管理系统的内涵和主要做法

   （一）管理模式选择

   合同管理是经营管理和项目管理实践中相对复杂、多元的管理体系。合同管理系统建设同时也是一个企业组织完善、管理变革的过程，需要调动企业上下、内外诸多资源才能实现提升管理效率和防范风险的目标。

   经考察，国内虽然已经有一些合同管理系统的应用实例，要么功能冗余，不易操作；要么侧重于招标、合同、费控的某一特定阶段，缺乏能够同时兼顾到功能丰富性和操作简便性的合同管理系统。近年兴起的第三方在线合同管理平台，仅限于合同评审、签订等部分阶段，没有将合同全周期纳入统一系统中。

   当前，各企业迫切需要一个将信息化技术与现代企业科学管理理念充分融合，着力打造系统集成、管控一体、全流程风险控制的全方位合同管理平台。

   （二）创新理论基础

   合同管理创新的理论基础是信息系统集成思想。

   集成，是指将分散的各种因素或单位整合为和谐高效的整体的过程，以及结合后的状态。信息系统集成是根据一个复杂的信息系统或子系统的要求，把多种模块和技术连接入一个完整的解决方案的过程，解决数据资源整合、数据资源共享、功能一体化等三个核心问题，实现了真正意义上的功能一体化。

   信息系统集成的方式主要有三类：

   第一类是数据集成，是系统集成实施信息系统集成的基础。将系统集成不同的数据库集成起来，提供一套整合统一的数据库，避免出现与核心业务不一致的多个数据库。数据集成直接和系统集成应用系统的数据库有着密切的关联，为系统集成应用提供集成的、统一的、安全的、快捷的信息查询、数据挖掘服务。

   第二类是应用集成，是集成多个应用系统中的数据和函数提供接近实时的集成，具有过程支持功能。应用集成通过中间件实现。中间件具有把系统集成不同的系统联合在一起的能力，使服务在系统集成的不同机器上和多个过程上实现网络交互，支持系统集成应用系统的规模和结构提供一致的服务。

第三类是功能一体化集成。功能一体化能够实现多平台间的单点登录，为用户提供统一的多业务界面，实现多业务单元的界面集成，为业务人员提供操作上的便利，无需在多个业务系统之间来回切换。

   我们探索建立的新的合同管理模式，旨在通过信息化的手段，实现数据、应用、功能的一体化集成，更好的为合同管理业务服务，进而推动合同管理水平的提升。

（三）基本架构

为实现信息化集成管理的思路，经过多次研讨，明确了业务处理和统计报表两大类多项业务的系统总体设计架构，分项业务根据合同管理工作中业务类别、应用层次、处理权限等功能进行了设计。在充分汲取原有合同管理模式有益成果基础上，通过信息化手段，同时将合同管理中的计划、采购、合同、费控管理等业务模块结合本企业部门职责进行优化整合，提高整体工作效率，满足了现代企业对于合同管理专业化、信息化和规范化管理的需求。

1.系统总体设计

系统采用业界标准的SSM架构（Spring、Spring MVC、Mybatis），使用Maven工具进行项目构建，合同管理系统与相关业务系统的集成通过企业服务总线ESB实现。按系统功能类别、应用层次划分，合同管理系统功能总体架构划分为系统管理、基础数据管理、业务处理、报表统计及WEB应用网站五个部分内容。

1. 功能模块设计

   根据项目合同管理业务需求，项目管理系统实现公司招标计划管理，合同管理、结算管理、付款管理以及按项目或合同完成用户需要的统计功能。

   功能模块图

    

   通过合同信息集成化管理，使招标管理、合同签订、合同执行以及合同统计等功能实现集中在线处理，达到与原有合同管理模式的各类分散信息无缝衔接、共享的目的。

2. 主要创新做法

   1.改进系统应用

   一是改进查阅方式，将全过程资料电子化，合同立项到结算付款的各阶段资料及电子数据随着业务阶段的推进逐步在系统上累积储存，形成较为完整的合同台账及合同执行管理体系。管理体系与多个管理平台并轨，使用者可以通过手机、智能终端或办公电脑随时随地进入合同信息管理系统，查阅合同管理相关信息。二是改进审批方式，将合同管理系统与企业移动办公系统、企业集成平台有效集成，实现了合同相关事项的全流程线上审批，可以方便、快捷地处理合同事务流转和过程管控；通过审批流管理，经办人员根据管理层审核意见对合同事项进行完善、修改后再行流转，系统信息实时保存并可追溯。三是改进统计分析模式，进一步完善了合同管理标准化体系，将管理体系中的关键要素转换为系统中的统计维度。设置了高级查询模块，通过多维度检索功能和数据统计，系统自动生成企业所需统计报表或分析图表，系统支持按照合同类型、成本类型、合同阶段、供应商、业务部门、承办人等多个层面维度进行统计分析，为合同管理部门提供实时的数据支撑，方便了业务部门对合同的查询和统计，能及时为管理层提供决策支持。

   2.稳固风险控制

   集成型合同管理模式完善了适应业务实际的风险管理策略，将合同风险管理措施通过系统实现了有效落地。一是强化了额度控制，为了防止合同管理过程中超概、超预算、超合同价，在系统中严格强化了上游控制下游的逻辑关系，即提报项目实施计划金额不能超过立项的概算，招标采购结果不能超计划金额，签订合同价不能超中标价，合同履行过程中付款不能超合同价。如果超上游限额系统会提示并限制提交。特殊情况可按变更审批程序处理。二是强化了时效控制，为了有效控制合同履行期限，系统中将合同期限设置为“★”（必填）项，在合同录入评审时，此项不填将无法提交。一旦合同履行超期，系统会提示不能办理付款程序，需要履行合同期限变更审批后方可进行。三是强化了权限控制和保密控制，根据管理层级和人员职责设定不同的管理权限，无论管理部门还是业务部门人员，只能查看或操作自己权限所允许的业务，无法看到权限以外的内容。有效增强了合同管理风险控制。

   3.简化信息录入

   合同管理系统通过全局设置和权限分配，由公司制订统一的管理标准。设置了业务单据必填字段，录入必须填写这些带“★”项的信息，否则无法进行下一步操作；为通用信息提供标准的选择项，防止经办人员录入时的随意性；系统设置了对已录入的信息进行检索的功能，已有信息会自动填补，实现了同一个信息只输入一次即可全流程使用，大大减少了业务人员工作量；系统中有多个子流程，各流程设置的审批人员和权限不尽相同，因此，下游审批时需要上游审批结果做支撑。以往操作是将上游审批单扫描后再上传，耗费了承办人很多时间和精力。为此，通过进一步优化，将上游流程中的附件及审批单自动检索到本流程附件中，大大减少了操作人员的工作量。

       （五）运行实例及对比

   采用原有管理模式时，合同管理的各阶段缺少统一有机的流程。一项工作经常需要经线上线下两种途径推进，工作量随着业务深入不断增加，数据录入、表格填报等重复性工作和业务量不断增加，且在业务流转过程中时常发生项目名称或数据不一致。合同集成管理平台上线后，工作量大幅减少，重复性工作得以避免。

   下面以某公司的初焦油器分离改造项目为例进行流程展示（项目内容及金额仅做演示案例用途，金额单位万元）

   实例展示

三、集成型合同管理系统的实施效果

（一）数据管理进一步规范

在合同管理系统搭建和运行中，不断规范和优化合同管理业务流程，有效地把签约授权管理、相对人管理、合同立项、计划申报、招标采购文件及合同审查审批、合同履行和资料归档等工作借助合同管理系统平台进行了规范管理，实现了合同管理工作由以往浅层被动管理向深层宽幅度主动管理的飞跃。合同管理系统的功能涵盖了合同管理的各个阶段，如立项、计划、采购、签订、履行、归档分类，并可实现在线检索和台帐统计。相比原合同管理，合同管理系统采用集中的数据管理，有效解决招标、合同类数据信息分布散乱，统计管理困难等问题。同时，合同管理系统可提供自定义字段、管理权限分配，为企业实现标准化、规范化的数据管理提供良好的平台支撑。

（二）合同管理效率大幅提高

合同管理系统的功能涵盖了合同管理的全部流程，合同整个生命周期均可通过系统在线操作。同时，登录系统后，可直观看到由不同颜色显示的所有待处理任务的状态，如绿色为完成、红色为承办流转、黄色待审批/签批、待归档等一系列待处理事项。对待处理事项可能短信等或手机APP进行提醒，从而提高管理人员工作效率。

（三）规范性与个性化相结合

实现了合同管控的系统化，使管理合同内部各维度事项成为可能。实现了时效监控管理，提高了合同审批效率，加强了合同合规化管理，促进了合同管理水平进一步提升。深化与公司信息化各模块的全面协同，实现合同业务全过程、跨部门、跨层级的协同管理。合同管理系统通过全局设置和权限管理，与职权配置手册有机结合，支持企业制定统一的管理标准，如合同及单据模板、审批流程等，保证信息管理的规范化和一致性。

（四） 管理精细化水平进一步提升

合同管理系统上线后，通过系统的运用，以信息化作为手段，将企业所有合同全部纳入合同系统中进行全过程管理，并按照不同的合同分类实现不同的精细化管理要求。从合同立项到履行实现全程管控，并能根据合同的生命周期不同阶段进行分类管控，降低企业的合同风险，提升了合同的精细化管理水平。合同事务管理模式的转变，达到了法律风险的闭环控制，实现了合同管理的规范化、标准化和精细化要求。

总之，通过系统集成方法推进合同管理领域的创新型升级，实现了项目立项、采购计划、采购管理、合同签订与履行、费用控制、统计归档等业务的集成化、信息化，达到业务之间数据衔接、交互和共享，实现了额度控制、时效控制、权限控制、保密控制，提高了风险管控能力。以信息系统为载体的集成化合同管理是提升企业管理水平的成功创新探索，具有示范效应。